Szanse i wyzwania wirtualnego zarządzania

0
68
Szanse i wyzwania wirtualnego zarządzania

Utrzymanie silnych, produktywnych relacji z klientami czy z własnym zespołem w sytuacji, w której nie mamy kontaktu osobistego może być wyzwaniem dla wielu menedżerów. Badanie Instytutu Gallupa przeprowadzone w 2017 roku pokazały, że 43% Amerykanów w swojej pracy działa już głównie w obszarze wirtualnym.

Pracę w zespołach zdalnych najczęściej kojarzymy z pracą pomiędzy osobami, które nie dzielą jednej przestrzeni biurowej (pracują w innych miejscach, miastach, czasami na innych kontynentach i w różnych strefach czasowych). Co zrobić, aby współpraca w zespole zdalnym była efektywna?

Naucz się i przestrzegaj zasad współpracy 

Badacze zajmujący się zarządzaniem zdalnym zauważają, że do wirtualnej pracy potrzeba zupełnie innych umiejętności i narzędzi, aby osiągnąć efektywność zespołową. Jakie to są umiejętności? Jakie narzędzia menedżerskie warto opanować?

Bez względu na to, czy menedżer w swojej pracy zarządza zespołem zdalnym czy stacjonarnym, odpowiada za 3 obszary.

  • Obszar związany z realizacją zadań: czyli tworzenie, przekazywanie zadań, ustalanie celów, ich komunikację, rozliczanie zadań, udzielanie informacji o postępach podwładnych.
  • Obszar związany z ludźmi: czyli za ich motywowanie, rozwój, rekrutację oraz za to, by nawiązywali interakcje pomiędzy innymi członkami zespołu.
  • Obszar związany z zespołem: budowanie zespołu, ustalanie warunków współpracy, tworzenie możliwości działania tak, aby zespół osiągnął synergię we współpracy.

Zarządzanie zdalne w tych trzech obszarach odpowiedzialności menedżera jest bardziej wymagające. Badacze zajmujący się zarządzaniem zespołami zdalnymi konsekwentnie pokazują, że opanowanie pewnych umiejętności wpływa bardzo efektywnie na funkcjonowanie zespołu. Te umiejętności to:

  • proaktywne zarządzanie aktywnościami medialnymi,
  • ustalenie pewnego rodzaju norm komunikacyjnych funkcjonujących w zespole,
  • budowanie relacji z kolegami z zespołu i demonstrowanie współpracy z innymi.

I to już jest pierwsza różnica wynikająca z funkcjonowania w zespole, który jest zespołem stacjonarnym a zespołem zdalnym. W przypadku zespołu wirtualnego istotne jest demonstrowanie gotowości na współpracę. Barbara Larson, w swojej publikacji związanej z zarządzaniem z zespołami wirtualnymi pokazuje, że najbardziej efektywne zespoły wypracowały pewien model nowych sposobów funkcjonowania, w którym kluczowe jest:

  • ustanowienie zasad zaangażowania,
  • budowanie, utrzymywanie, demonstrowanie zasad zaufania.

Wirtualna inteligencja – kompetencja nowoczesnego menedżera

Obecni badacze mówią, że te dwa wymienione wyżej modele tworzą tak zwaną inteligencję wirtualną i stanowią o tym w jaki sposób zespół w świecie wirtualnym może być bardziej efektywny. Pojawia się wirtualna inteligencja – nowa kompetencja dla menedżera, której warto się nauczyć, rozwijać i świadomie nią zarządzać.

Badacze wirtualnej inteligencji udowodnili, w świecie pracy zdalnej ustalenie zasad zaangażowania nie następuje samoczynnie. Najbardziej efektywne zespoły angażują czas na to, żeby zbudować zasady współpracy w obszarze zdalnym. Warto zacząć od wprowadzenia 3 najważniejszych zasad:

  1. wybrania i ustalenia narzędzi komunikacyjnych oraz narzędzi wspierających procesy zarządcze,
  2. ustalenia czasu na zdalne spotkania oraz bycia dostępnym w wyznaczonych porach.
  3. Koncentracji i aktywnym uczestnictwie w ustalonych spotkaniach.

Badanie wykazują, że aż w 84% przypadków, w których zespoły wirtualne uznawane są za nieefektywne, członkowie tych zespołów w czasie spotkań zdalnych koncentrują się na innych aktywnościach.  Przeglądają pocztę, odpowiadają na maile, śledzą media społecznościowe, odbierają telefony. Nie ma ich uważności i brakuje ich aktywnego uczestnictwa w spotkaniu. Te trzy elementy, a więc wybór sposobów komunikacji, ustalanie czasu na spotkania oraz obecność na spotkaniu i czynne w nich uczestnictwo tworzą ważne zasady zaangażowania, które wpływają na efektywność zespołu, który pracuje zdalnie.

Drugi, ważny obszar związany z wirtualną inteligencją to budowanie, utrzymanie i demonstrowanie zasad zaufania. Badacze wskazują na dwa rodzaje zaufania, które występują w tym obszarze:

  • zaufanie relacyjne tworzone na poziomie osób, odpowiadanie na indywidualne potrzeby członków zespołu,
  • zaufanie kompetencyjne, które rodzi się na podstawie wiedzy osób obdarzonych zaufaniem. Zaufanie kompetencyjne to także przekonanie, że zespół jest w stanie wykonać zadanie, które mu powierzam a także gotowość do dzielenia się swoją wiedzą z innymi członkami zespołu wirtualnego.

Badacze zauważyli, że najlepsze zespoły pracujące zdalnie przeznaczają specjalny czas na to, żeby zadbać o wymienione wcześniej obszary. Są świadome, że w świecie wirtualnym to nie nastąpi samoczynnie. A krótkoterminowe zainwestowanie czasu w tworzenie i zbudowanie wymienionych wyżej obszarów przynosi w konsekwencji długoterminowe zyski.

zarządzając pracą zdalną w zespole

O co jeszcze warto zadbać zarządzając pracą zdalną w zespole?

  1. O czas na krótkie pogawędki, które zintegrują zespół. Pracując w biurze mamy okazję porozmawiać ze współpracownikami w trakcie porannej kawy czy w czasie lunchu. Warto zatem stworzyć przestrzeń na taką aktywność także w zespołach, które pracują zdalnie. Takie rozmowy sprawdzają się szczególnie w małych grupach, gdyż duże grono rozmówców podczas spotkania zdalnego zmniejsza możliwość swobodnej rozmowy.
  2. Uczestników spotkań zdalnych prośmy o włączenie kamery – ułatwia to właściwą komunikację i budowanie więzi w zespole.
  3. Lider zespołu wirtualnego powinien zadbać o poczucie bezpieczeństwa swoich podwładnych rezerwując czas na indywidualne, spokojne rozmowy z każdym członkiem zespołu. Ważne jest również, żeby tych spotkań nie odwoływać.

Artykuł opublikowano przy współpracy z firmą szkoleniową Integra-Consulting.

ZOSTAW ODPOWIEDŹ

Please enter your comment!
Please enter your name here